Ambito di applicazione
La presente procedura si applica ai destinatari del Modello e/o del Codice Etico, ossia: soci, componenti del Organo amministrativo, componenti dell’OdV, dipendenti e tutti i collaboratori di Cantina Sociale Ormelle, nonché a:
- coloro che, pur non rientrando nella categoria dei dipendenti, operino per Cantina Sociale Ormelle e siano sotto il controllo e la direzione della Società;
- coloro che, pur esterni alla Società, operino, direttamente o indirettamente, per Cantina Sociale Ormelle o con Cantina Sociale Ormelle (ad es. consulenti, fornitori, clienti).
Oggetto della segnalazione
Oggetto della segnalazione è la commissione o la tentata commissione di uno dei reati previsti dal Decreto Legislativo 231/2001 e dalla Legge 146/06 ovvero la violazione o l’elusione fraudolenta dei principi e delle prescrizioni del Modello di organizzazione e/o dei valori etici e delle regole comportamentali del Codice Etico della Società.
Modalità di segnalazione
La gestione delle Segnalazioni è attribuita all’Organismo di Vigilanza quale unico destinatario delle stesse. La segnalazione deve essere trasmessa con immediatezza e secondo le modalità di seguito esposte, completa di tutta la eventuale documentazione di supporto ed astenendosi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento. Le Segnalazioni, ai sensi dell’art. 6, comma 2 bis, debbono essere “segnalazioni circostanziate… e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti”; a tal fine, la Segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
- generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
- chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
- generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
- indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
- indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
- ogni altra informazione utile alla verifica dei fatti segnalati.
Le segnalazioni possono essere effettuate, eventualmente utilizzando l’apposito modello 231.M.01:
a) attraverso il link cantinaormelle.it/whistleblowing o all’indirizzo mail odv@cantinaormelle.it
oppure
b) a mezzo posta all’indirizzo:
Organismo di Vigilanza
c/o Cantina Sociale Ormelle s.c.a.
Via Roma, 2
31024 Ormelle (TV)
Il sito della società non rileva in alcun modo, diretto o indiretto, informazioni sul segnalante e sulla analisi preliminare.
Tutte le Segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare da parte dell’O.d.V. al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni sufficienti a consentire una prima valutazione della fondatezza della segnalazione stessa. Nello svolgimento della suddetta analisi, qualora lo ritenga necessario, l’O.d.V. potrebbe avvalersi (per specifici aspetti trattati nelle Segnalazioni e sempre con garanzia di riservatezza in merito all’identità del segnalante) del supporto di talune Funzioni, per quanto di loro competenza. In caso di trasmissione della Segnalazione ad altra funzione/ad altra struttura/ad altro organo/ad un terzo per lo svolgimento delle attività istruttorie, avrà luogo l’inoltro del solo contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante (si veda, tuttavia, quanto ulteriormente previsto ai punti 7 ed 8). Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella Segnalazione, quest’ultima è archiviata dall’O.d.V., con le relative motivazioni, le quali saranno portate a conoscenza del Consiglio di Amministrazione e, qualora il Segnalante avesse indicato le proprie generalità e/o un proprio recapito, del Segnalante.
Approfondimenti specifici
Con riferimento a ciascuna Segnalazione, laddove, a seguito dell’analisi preliminare, emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per una valutazione della fondatezza della
Segnalazione medesima, fatto salvo il diritto alla difesa del segnalato, l’O.d.V. provvederà:
a) ad avviare analisi specifiche, avvalendosi delle strutture competenti, svolgendo attività di audit nonché coinvolgendo le funzioni aziendali interessate dalla Segnalazione;
b) a concludere l’istruttoria in qualunque momento se, nel corso della medesima, sia accertata l’infondatezza della Segnalazione;
c) ad avvalersi, se necessario, di esperti o periti esterni a Cantina Sociale Ormelle;
f) a concordare con il Consiglio di Amministrazione eventuali iniziative (ad es. azioni giudiziarie) da intraprendere a tutela degli interessi di Cantina Sociale Ormelle;
g) a richiedere l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del Segnalante, nel caso di Segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa Segnalazione;
h) a sottoporre alla valutazione del CdA gli esiti degli approfondimenti della Segnalazione, qualora si riferisca a dipendenti e risulti fondata, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti verso gli stessi dipendenti segnalati e/o al fine di consentire all’Azienda di presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente.